KATA
PENGANTAR
Puji
syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang mana berkat rahmat dan
hidayah-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Makalah ini tepat pada waktunya.
Shalawat beriring salam tak lupa penulis hadiahkan untuk junjungan alam Nabi
besar Muhammad SAW, karena berkat perjuangan dan jasa-jasa beliaulah kita dapat
merasakan alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti sekarang ini.
Penulis
berharap makalah ini dapat memberikan informasi dan pengetahuan baru dalam
belajar mata kuliah Administrasi Perkantoran.
Penulis ucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. H
Oemar R. Kariman sebagai pengajar mata kuliah Administrasi Perkantoran yang
telah membimbing kami dalam penyusunan makalah ini.
Penulis
menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak memiliki kekurangan dan
kelemahan di sana sini baik dalam segi penulisan maupun dalam segi menyajian
materi yang penulis paparkan.
Glee Gapui, Juni 2013
Lusiana
DAFTAR
ISI
Kata Pengantar
Daftar isi
BAB I Pendahuluan
A.
Latar Belakang
B.
Metode
Pembahasan
C.
Tujuan
Pembahasan
BAB II Pembahasan
1.
Pengertian tata
ruang kantor
2.
Tujuan Pengaturan Tata
Ruang
3. Langkah-langkah
Dalam Menyusun Tata Ruang
4. Prinsip-prinsip
Tata Ruangan
5.
Definisi Kinerja
6.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja
7. Pengaruh
Tata Ruang Kantor terhadap kinerja
BAB III Penutup
A.
Kesimpulan dan
saran
Daftar Pustaka
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut
juga Layout adalah salah satu
penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia,
banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah
dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing
sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja.
Kondisi tata ruang kantor dapat
memberikan pengaruh terhadap hasil kerja karyawan disuatu perusahaan yang
nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada perusahaan tersebut. Seperti
letak tata ruang yang kurang tepat dan suasana lingkungan perkantoran yang
kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum sesuai dengan kebutuhan
perusahaan itu sendiri, sehingga hal ini dapat membuat karyawan cepat lelah,
rasa malas dan suntuk serta kurangnya konsentrasi terhadap pekerjaan, mengulur
waktu, pemborosan biaya dalam penggunaan alat tulis kantor (ATK) serta rasa
bosan yang terus menerus. Hal ini dapat menjadi suatu permasalahan yang sulit
dihindari apabila perusahaan tidak segera mungkin merubah sistem dan
menjadikannya lebih baik lagi.
Tata ruang kantor yang baik dan efisien
tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanan yang tepat
dari seseorang atau tim yang bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor dan
mereka harus memahami dulu bahwa pemakaian ruang suatu kantor merupakan proses
yang berjalan terus dan berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan
pekerjaan.
B.
Metode Pembahasan
1. Apa pengertian tata ruang kantor
2. Apa itu definisi kinerja
C.
Tujuan Pembahasan
1. Mengetahui prinsip-prinsip tata ruangan
2. Tujuan
Pengaturan Tata Ruang
BAB
II
PEMBAHASAN
1.
Pengertian
Tata Ruang Kantor
Ada
beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya George R.
Terry yang menyatakan sebagai berikut : “
Office layout is the determination of space requirement and the detailed
utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the
physical factors considered necessary for the execution of the office work
within reasonable cost “ (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak). Dengan kata lain, arti tata
ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai
pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor
serta
perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan
mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.
Istilah
Tata Ruang Kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan
, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefenisikan Tata Ruang Kantor diantaranya sebagai berikut:
“Lingkungan
fisik atau Tata Ruang Kantor adalah suatu yang berada di sekitar pekerja yang
meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya
dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan “ (Moekijat 1995:135)
Sedangkan
menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan segenap faktor
fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi suatu
tempat kerja.
Menurut
George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata Ruang Kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara
terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak” (1988:200)
Menurut
Littlefield and Peterson menyatakan “Tata Ruang Kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia”(1956:117)
Bahkan
ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata Ruang tempat orang bekerja
mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan sikap antara karyawan yang satu
dan yang lainnya.
2.
Tujuan
Pengaturan Tata Ruang
Apabila
dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat.
2. Menjamin
kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan
pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah
para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan
kenyamaan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan
kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan
adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan
pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan
pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu waktu tertentu.
c. Kemungkinan
perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari. (Komarudin, 1985:163)
3.
Langkah-langkah
Dalam Menyusun Tata Ruang
Sebelum
dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu
diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah; mengetahui
hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan
kerja lainnya.
Mengetahui
sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap pekerjaan,
tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat:
1. Satuan
pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi
orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
2. Satuan-satuan
yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan
pada satu tempat.
3. Satuan
yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan ditempatkan di
tengah-tengah (strategis).
4. Satuan
yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan
kerja yang membutuhkan ketenangan.
Membuat
gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan
yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.
Susunan
letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni dengan
ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.
Menyusun
denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang
disebabkan oleh:
1.
Penambahan atau
pengurangan pegawai.
2.
Penambahan/penggantian
perabot/alat kerja.
3.
Perubahan penyelasaian
prosedur kerja.
4.
Perubahan atau
pengurangan struktur organisasi.
5.
Penambahan atau
pengurangan atau perubahan pekerjaan.
4.
Prinsip-prinsip
Tata Ruangan
Ada beberapa
prinsip tata ruangan, yaitu :
1.
Aliran pekerjaan yang
sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan menghemat kertas seminimum
mungkin.
2.
Ruang lantai harus
bebas dari rintangan.
3.
Meja dapat dengan mudah
dilihat oleh pimpinan.
4.
Perlengkapan kerja
berada di dekat penggunanya.
5.
Jumlah jalan atau
koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.
6.
Pastikan semua meja
mendapatkan penerangan yang cukup.
7.
Mesin bersuara
gaduh harus dipisahkan dari ruangan.
8.
Tata ruang harus
menyenangkan.
5. Definisi Kinerja
Perormance
atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok
orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing
dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal tidak
melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika´. (Suryadi, 1999 : 2).
Berikut
adalah pendapat para Ahli mengenai definisi kinerja, yaitu :
a.
Menurut John Whitmore (1997 : 104)
“Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja
adalah suatu perbuatan, suatu
prestasi, suatu pameran umum ketrampilan”
b.
Menurut Barry Cushway (2002 : 1998)
“Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan”.
c.
Menurut Veizal Rivai ( 2004 : 309)
mengemukakan kinerja adalah : “Merupakan
perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai
dengan perannya dalam perusahaan´.
d.
Menurut Robert L. Mathis dan John H.
Jackson Terjamahaan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira (2001 : 78) menyatakan
bahwa kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan
atau tidak dilakukan karyawan´.
6.
Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Kinerja
Faktor-faktor
yang berpengaruh langsung terhadap tingkat
pencapaian kinerja organisasi sebagai berikut :
1.
Teknologi yang meliputi peralatan
kerja dan metode kerja yang digunakan untuk menghasilkan produk/jasa yang dihasilkan oleh organisasi, semakin
berkualitas teknologiyang digunakan, maka akan semakin tinggi tingkat kinerja
organisasi.
2.
Kualitas input atau material yang
digunakan oleh organisasi.
3.
Kualitas lingkungan fisik yang
meliputi keselamatan kerja, penataan ruang,
dan kebersihan.
4.
Budaya organisasi sebagai pola
tingkah laku dan pola kerja yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
5.
Kepemimpinan sebagi upaya untuk
mengendalikan anggota organisasi agar bekerja sesuai dengan standar dan tujuan
organisasi. ( Hesel, 2005 : 179)
7.
Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap kinerja
Lingkungan kerja dapat memberikan
pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan. Lingkungan kerja merupakan suatu
lingkungan dimana para karyawan tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya
sehari-hari (Agus Ahyari, 1986 : 128).
Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun non fisik.
Lingkungan Fisik perusahaan meliputi kedaaan penerangan, keadaan sirkulasi
udara dan Tata Ruang. Sedangkan lingkungan non fisik meliputi suasana kerja,
keamanan dan lain-lain. Dengan lingkungan kerja yang baik dapat membuat
karyawan merasa nyaman dan betah dalam bekerja, sehingga mendorong karyawan
bersemangat dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Begitu juga sebaliknya
lingkungan kerja yang tidak layak dan tidak sesuai dapat mengganggu karyawan
dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk didalam
lingkungan kerja. Tata ruang yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi
dan menyusun alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang
bertujuan untuk memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan
suatu segi yang paling dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari.
Dengan tata ruang yang baik akan membantu mekanisme / arus pekerjaan berjalann
lancar, ketentraman, kesenangan dan kegairan kerja menjadi idaman setiap
karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan tata ruang kantor itu
baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman,
khususnya tata ruang kantor yang baik akan memberikan dorongan kepada karyawan
untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan
untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian tujuan.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dan Saran
Berdasarkan
hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1.
Tata Ruang mempunyai
pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan.
2.
Pengaturan Tata Ruang
kantor yang baik dapat mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur
secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja akan semakin lancar,
sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai
efesiensi kerja.
3.
Perusahaan dalam
menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan,
arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan
yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
4.
Kondisi lingkungan
kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap psikologis karyawan
sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan berprestasi dalam melakukan
pekerjaannya.
DAFTAR
PUSTAKA
Diktat Kuliah Manajemen Perkantoran,
Akademi Sekretaris BSI
Moekijat.
1997. Administrasi Perkantoran,
Bandung; Mandar Maju.
Sudamaryati,
Dra. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan
tentang Manajemen Perkantoran, Bandung
: Ilham Jaya.
The
Liang Gie.1981. Manajemen Perkantoran
Modern, Liberty, Yogyakarta.
Tjandra,
Sheddy N. dkk, 2008, Kesekretarisan Jilid
1 untuk SMK, Jakarta : Pusat Perbukuan
Departemen Pendidikan Nasional.
