KATA
PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha esa, karena atas
berkat dan limpahan rahmat-Nyalah maka penulis bisa menyelesaikan sebuah karya
tulis dengan tepat waktu.
Berikut ini penulis mempersembahkan
sebuah makalah dengan judul “Peranan Tata Usaha Dalam Organisasi Kantor”, yang
menurut penulis dapat memberikan manfaat yang besar bagi kita untuk mempelajari
dalam mata kuliah Administrasi Perkantoran.
Melalui kata pengantar ini penulis lebih
dahulu meminta maaf dan memohon permakluman bila mana isi makalah ini ada kekurangan.
Penulis ucapkan terima kasih kepada Bapak
Drs. H Oemar R. Kariman sebagai pengajar mata kuliah Administrasi Perkantoran
yang telah membimbing kami dalam penyusunan makalah ini.
Sigli. Juni 2013
Lusiana
DAFTAR
ISI
Kata Pengantar
Daftar isi
Bab I Pendahuluan
1. Latar
belakang
2. Rumusan
Masalah
3. Tujuan
Pembahasan
Bab II Pembahasan
A. Pengertian
Tata Usaha
B. Tata
Usaha Menurut Intinya
C. Ciri
Tata Usaha
D. Manfaat
adanya Tata Usaha
E. Pekerjaan
Kantor Yang Bersifat Ketata Usahaan
Bab III Penutup
1. Kesimpulan
Daftar Pustaka
BAB
I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Adanya tata usaha sangat diperlukan
di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di
organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor.
Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin
perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam
mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. Karena tugas dari tata usaha
itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan
menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah
satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah
kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
2. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini, akan dipaparkan
tentang masalah-masalah yang timbul dalam Tata Usaha Kantor. Oleh karena itu,
masalah pada makalah ini adalah :
- Apa yang dimaksud Tata Usaha Kantor
- Apa Ciri Tata Usaha Kantor
- Apa manfaat dari tata Usaha kantor
3.
Tujuan Pembuatan Makalah
- Mengetahui pengertian Tata Usaha Kantor
- Mengetahui Ciri dari Tata Usaha Kantor
- Mengetahui Manfaat dengan adanya Tata Usaha Kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Secara
Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Ada beberapa pengertian tentang Tata
Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah
kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian
tentang Tata Usaha.
a.
Ditinjau
arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata”
dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian
sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha
ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan
yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b.
Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud
dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan
dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c.
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern
Memberikan pengertian bahwa tata
usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam
setiap usaha kerja.
d.
Mentri
keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat
Sub-bagian Tata Usaha mempunyai
tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana
kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.
e.
Menurut
George Terry
Tata Usaha Kantor meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
f.
Menurut
William Leffingwell dan Edwin Robinson
Tata Usaha Kantor berkenaan
pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat,
pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan
tercetak.
Selanjutnya, dalam
makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi
dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Dengan demikian,
tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran
yang terdiri dari hal-hal berikut :
ü Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang
harus dilapokan kepada pimpinan.
ü Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan
dan pengiriman telepon serta facsimile dan surat
ü Pencatatan dan perhitungan.
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dll.
ü Kearsipan.
Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau
dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
B. Tata
Usaha Menurut Intinya
Tata usaha menurut intinya adalah
tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola
kegiatan:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan
berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi
tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang
telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas
tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.
2. Mencatat
Keterangan
atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali
dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami,
disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga
disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan
didengar.
3. Mengolah
Kegiatan
ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.
4. Menggandakan
Keterangan/informasi
yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai
kebutuhan) dengan berbagai cara.
5. Mengirim
Kegiatan
ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak
yangmemerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran,
surat elektronik, dan lain sebagainya.
6. Menyimpan
Kegiatan
ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan
menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
Dari
keenam pola perbuatan tersebut diatas terlihat bahwa yang menjadi sasaran
adalah keterangan (intormasi). Dalam perkembangannya keterangan itu bisa
berciri visual dan berciri audial. Keterangan visual dapat berbentuk tulisan
atau gambaran dan berupa warkat (record). Sedangkan keterangan audial
bisa berbentuk rekaman dan fisiknya berupa pita (tape). Bahkan kini sudah
pada taraf penggambungan keterangan visual dengan keterangan audial dalam wujud
pita video yang sekaligus bisa dibaca tulisannya dan dilihat gambarnya serta
didengar keterangannya. Namun dalam kenyataan saat ini pita video belumlah
merupakan perlengkapan yang umum disetiap kantor.
Akan
tetapi tatausaha yang mencakup 6 pola perbuatan tersebut diatas, tidak
merupakan suatu urutan waktu. Masing-masing kegiatan tersebut bahkan dapat
berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas
yang manapun. Pada kelanjutannya masing-masing pola kegiatan itu dapat meliputi
berbagai pelaksanaan kerja yang lebih terperinci.
Tatausaha
terdapat dalam setiap organisasi. Adanya pekerjaan tatausaha ini menentukan
adanya suatu hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi balk dari atas
kebawah atau sebaliknya maupun secara horisontal atau menyilang. Dalam hal ini
hubungan karena ketatausahaan ini tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab
melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangaka memberikan pelayanan
kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya
diwujudkan dalam bentuk surat, formulir, salinan, tembusan, atau sesuatu macam
warkat lainnya.
Dengan
mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran
penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata usaha
dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.
C. Ciri Tata Usaha
1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha
melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian
dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan
dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan
sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam
organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya
terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha
yang bersangkuntan.
Adapun
ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu:
1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan
mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar
dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang
volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja
dari banyak pekerjaan perkantoran
D. Manfaat adanya Tata Usaha
ü Kelancaran pekerjaan kantor dan
mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
ü Mengurangi keterlambatan atau
hambatan
ü Kontrol yang lebih baik terhadap
pekerjaan.
E. Pekerjaan Kantor Yang Bersifat Ketata Usahaan
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak
berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:
Pengurusan atau pengangganan surat
(surat masuk dan keluar)
Ø Penyimpanan surat (kearsiapan)
Ø Pengetikan
Ø Pengurusan pegawai
Ø Pengurusan keuangan
Ø Pengurusan perlengkapan
Ø Penggandaan
Ø Pembuatan laporan
BAB
III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Tata Usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga
keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan
oleh siapa saja yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor
sangatlan penting demi kelancaran untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut.
Tata Usaha juga melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan keterangan yang diperlukan kantor.
Dari sinilah kami menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah
bagian terpenting di sebuah kantor. Karena tanpa adanya tata usaha, pekerjaan
kantor akan tersumbat, pemimpin juga akan susan mendapat informasi yang baru.
Daftar
Pustaka
The
Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat.
Yogyakarta : Liberty.
Winardi,
SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.
http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html
isi blognya nyontek nih.
BalasHapushttp://juniarari.blogspot.com/2011/11/peranan-tata-usaha-dalam-organisasi.html
sudah ada di blog lain pada tahun 2011.
kenapa bukan hasil makalah sendiri. segala bentuk plagiat itu kan merugikan orang lain.