KATA
PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang mana berkat rahmat dan
hidayah-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Makalah ini tepat pada waktunya.
Shalawat beriring salam tak lupa penulis hadiahkan untuk junjungan alam Nabi
besar Muhammad SAW, karena berkat perjuangan dan jasa-jasa beliaulah kita dapat
merasakan alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti sekarang ini.
Dalam penyusunan makalah ini penulis mengangkat tema tentang
“Komunikasi Perkantoran”. Penulis berharap makalah ini dapat memberikan
informasi dan pengetahuan baru dalam belajar mata kuliah Administrasi
Perkantoran.
Penulis ucapkan terima
kasih kepada Bapak Drs. H Oemar R. Kariman sebagai pengajar mata kuliah
Administrasi Perkantoran yang telah membimbing kami dalam penyusunan makalah
ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak
memiliki kekurangan dan kelemahan di sana sini baik dalam segi penulisan maupun
dalam segi menyajian materi yang penulis paparkan.
Glee Gapui, Juni 2013
Lusiana
DAFTAR
ISI
Kata
Pengantar ..................................................................................................... i
Daftar
isi ............................................................................................................... ii
BAB
I Pendahuluan.............................................................................................. 1
A. Latar
Belakang .............................................................................
B. Rumusan
Masalah .........................................................................
C. Tujuan
Pembahasan ......................................................................
BAB
II Pembahasan ............................................................................................
1.
Pengertian Komunikasi ................................................................
2.
Proses Komunikasi .......................................................................
3.
Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi
Kantor ......................
4.
Kominikasi yang efektif ...............................................................
5.
Ciri-ciri Pesan yang Efektif ..........................................................
6.
Tantangan Komunikasi pada Masa Kini ......................................
7.
Komunikasi Dalam Organisasi .....................................................
8.
Hambatan Komunikasi dan Kiat
Menghindarinya .......................
9.
Pengetahuan Manajemen ..............................................................
10. Dimensi
........................................................................................
11. Strategi
.........................................................................................
12.
Pengertian Manajer Pengetahuan .................................................
BAB
III Penutup .................................................................................................
A. Kesimpulan
.........................................................................................
Daftar Pustaka .....................................................................................................
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Komunikasi
merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan.
Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang
terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah
tata hubungan kantor (Office comunitation).
Kegiatan
komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.
Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian
dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan
untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Dalam
kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima
atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon
berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa
menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang
disampaikan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa
pengertian komunikasi
2.
Apa
pengertian manajer Pengetahuan
C.
Tujuan Pembahasan
1.
Mengetahui
Pengertian Komunikasi Perkantoran
2.
Mengetahui
Ciri-ciri pesan yang efektif.
BAB
II
PEMBAHASAN
1. Pengertian
Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses
mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat
dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak
sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses
pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam
berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap kemampuan
pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang
lain.
2. Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan
berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik
yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a.
Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan
untuk membaginya.
b.
Pengirim menyandikan ide dengan
memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang,
organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan
diri maupun mood pengirim.
c.
Pengirim mengirimkan pesan dengan
memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi
audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
d.
Penerimaan mendapatkan pesan, agar
komunukasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan
suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
e.
Penerimaan menguraikan pesan, dengan
memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka
telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama
sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f.
Penerima mendapatkan feedback yang
memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah
dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
3. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi
Kantor
a.
Fungsi kontrol, setiap organisasi
mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat
dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi
pekerjaanya, kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat
mengontrol prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu
lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan
menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b.
Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya
dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah
mereka lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya
dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.
c.
Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja
adalah berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah
komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi
yang negatif, misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang
dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
d.
Fungsi Informasi, fungsi ini
perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh
pihak manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada,
individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.
Dari keempat fungsi tersebut di atas, tidak ada fungsi
lain yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi
di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
4. Komunikasi yang efektif
Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang
merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh,
ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia
ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan
kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata
yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya
dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia
pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau
perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak
terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya
ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua
komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita
marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi
bola mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat
berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang
ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins
(2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi
di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak
pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu
tertentu.
Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara
efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya
dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi
mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang
tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta
penjelasan.
5. Ciri-ciri Pesan yang Efektif
a.
Menyediakan informasi yang praktis,
dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan
dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek,
dan lain-lain.
b.
Memberikan fakta dibandingkan kesan,
dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang
dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.
c.
Menyatakan tanggung jawab secara jelas,
dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan,
karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
d.
Mengklarifikasi dengan menyingkat
informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang
menjelaskan pesan yang dimaksud.
e.
Membujuk dan menyediakan rekomendasai,
biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu
atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan
manfaat yang akan mereka peroleh.
6. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini
a.
Perkembangan teknologi, internet,
handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta
meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan
masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik
dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu.
Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam
berkomunikasi.
b.
Globalisasi dan perbedaan budaya antar
pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan
berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum,
budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan
menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai
bahasa kedua di negaranya.
c.
Organisasi yang berbasis tim,
pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi
perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi
dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan
perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan
cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri
departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan
sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk
mendengar dan memahami satu sama lain.
7. Komunikasi dalam Organisasi
Baik organisasi
besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang
mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki
rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai
informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing.
Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa
komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau
informal.
a.
Komunikasi Internal
Merupakan bentuk pertukaran informasi
dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang
menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan
sypervisor atau manajer kita
b.
Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk membawa informasi masuk
atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya
dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan
perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan
kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial,
dan lain-lain.
8. Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya
Menurut Robbins
ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita
lakukan.
Ø Perbedaan
bahasa dan presepsi.
Ø Gangguan komunikasi
Ø Overlood
informasi
Ø Penyaringan yang
tidak tepat.
Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang
dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Antara lain
adalah:
a.
Melakukan pendekatan yang berpusat pada
audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan
diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang
dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan
atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback
yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.
b.
Mengembangkan iklim komunikasi yang
terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan
mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam
rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan
kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil
kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan
rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik,
namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan
efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih
mendekati pelanggan.
c.
Komitmen untuk berkomitmen secara etis,
komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan
membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits
biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala
cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya,
adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak
tindakan mereka terhadap masyarakat.
d.
Menggunakan pesan yang singkat dan
efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk
berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus
menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat
keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan.
9. Knowledge
Management ( Pengetahuan Manajemen)
Pengetahuan
manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang digunakan dalam
suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,
mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan
dan pengalaman .
Seperti wawasan dan pengalaman terdiri dari pengetahuan ,
baik yang terkandung dalam individu atau tertanam dalam organisasi sebagai proses
atau praktik.
Pengetahuan
upaya manajemen biasanya berfokus pada organisasi tujuan
seperti meningkatkan kinerja, keunggulan
kompetitif , inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan terus-menerus
organisasi. KM upaya tumpang tindih dengan pembelajaran
organisasi , dan dapat dibedakan dari bahwa dengan fokus yang lebih
besar pada pengelolaan pengetahuan sebagai aset strategis dan fokus pada
mendorong berbagi pengetahuan.
10.
Dimensi
Berbeda kerangka kerja
untuk membedakan antara 'jenis' yang berbeda pengetahuan ada. Salah satu
kerangka yang diusulkan untuk mengelompokkan dimensi
pengetahuan membedakan antara pengetahuan
tacit dan pengetahuan
eksplisit .
Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan diinternalisasi bahwa seseorang mungkin
tidak menyadarinya, seperti bagaimana ia menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
Pada ujung spektrum, pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan bahwa individu
memegang sadar dalam fokus mental, dalam bentuk yang dapat dengan mudah
dikomunikasikan kepada orang lain. Demikian pula, Hayes dan Walsham (2003)
menggambarkan perspektif konten dan relasional pengetahuan dan manajemen
pengetahuan sebagai dua perspektif epistemologis berbeda secara fundamental.
Perspektif konten menunjukkan pengetahuan yang mudah disimpan karena mungkin
dikodifikasikan, sedangkan perspektif relasional mengakui aspek kontekstual dan
relasional pengetahuan yang dapat membuat sulit untuk berbagi pengetahuan di
luar lokasi tertentu di mana pengetahuan ini dikembangkan.
11. Strategi
Pengetahuan
dapat diakses pada tiga tahap: sebelum, selama, atau setelah KM kegiatan yang
berhubungan. Organisasi yang berbeda telah mencoba menangkap pengetahuan
berbagai insentif ,
termasuk membuat pengajuan konten wajib dan memasukkan hadiah ke pengukuran
kinerja rencana. Ada kontroversi mengenai apakah insentif kerja
atau tidak dalam bidang ini dan tidak ada konsensus yang telah muncul.
Salah
satu strategi untuk KM melibatkan secara aktif mengelola pengetahuan (strategi
push). Dalam sebuah contoh, individu berusaha untuk secara eksplisit
mengkodekan pengetahuan mereka ke dalam repositori pengetahuan bersama, seperti
basis data ,
serta pengetahuan
mereka perlu mengambil yang orang lain berikan kepada repository.
Hal ini juga dikenal sebagai
Kodifikasi yang pendekatan KM. Strategi lain untuk KM melibatkan individu
membuat permintaan pengetahuan para ahli yang terkait dengan topik tertentu
secara ad hoc (pull strategi). Dalam sebuah contoh, individu ahli dapat
memberikan mereka wawasan kepada orang tertentu atau orang yang membutuhkan ini.
12.
Pengertian
Manajer Pengetahuan
"Manajer Pengetahuan"
adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade
terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan
penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang
melibatkan mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan
ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.
Pengetahuan fungsi manajemen yang terkait dengan departemen yang berbeda dalam
organisasi yang berbeda. Ini dapat dikombinasikan dengan Kualitas, Penjualan,
SDM, Inovasi, Operasional dll dan mungkin akan ditentukan oleh motivasi KM dari
organisasi tertentu.
Pengetahuan manajer telah bervariasi
mulai dari latar belakang Ilmu Informasi untuk Bisnis Manajemen. Seorang
manajer pengetahuan yang efektif kemungkinan akan menjadi seseorang yang
memiliki portofolio keterampilan fleksibel dan nyaman dengan konsep-konsep
teknologi perilaku / budaya, proses, branding dan pemasaran dan kolaboratif
organisasi.
BAB
III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Komunukasi
adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila
pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk
bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami
makna yang dimaksudkan.
Proses
komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan
adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim
mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima
menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.
Fungsi
komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi
informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting
dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan
melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
DAFTAR
PUSTAKA
Berger, L.A.
1994. Changen Management.
Chicago:Irwin
Robbins, S.
1990. Organization Theory: Structure,
Design, Application. NY: Prentice-Hall
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
Snowden, Dave . (2002) "Kompleks Kisah Mengetahui - Paradox dan
Kesadaran Diri Deskriptif" . Jurnal
Manajemen Pengetahuan , Edisi Khusus 6 (2)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar