BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang
mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi,
kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu
hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah
surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang
dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan
kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu
bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara
sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat
ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data
dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor
kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi
yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan
selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip
dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Berdasarkan uraian diatas,Maka kami mengambil judul
yaitu sebagai berikut: “PERBEDAAN ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL) & DIGITAL
(ELETRONIS)”
B.
Rumusan
Masalah
1. Bagaimana
pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system
penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta
pemindahan dan pemusnahan arsip.
2. Bagaimana
kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual
dan Digital.
C.
Tujuan
Pembahasan
Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka
tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1.
Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan
arsip secara Konvensional(Manual) & Digital(Eletronis).
2.
Untuk mengetahui kendala yang dihadapi
dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara Konvensional (Manual) & Digital(Eletronis).
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip adalah sekumpulan warkat yang
memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).
B. Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi
organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan
metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
C.
Arsip
Konvesional (Manual)
Arsip Konvensional adalah arsip yang
informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Arsip
Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional
dan Arsip Media Baru,
Kekurangan Arsip Konvensional,
diantaranya :
ü Jumlah arsip selalu bertambah,
ü Investasi media penyimpana
ü Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang
penyimpanan yang luas.
ü Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi
kerja.
ü Kertas mudah rusak.
ü Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang
cepat dan efektif.
Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
ü Tidak tergantung pada hubungan listrik.
ü SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
ü Aman terhadap virus komputer
D. Arsip Digital (Elektronik)
Menurut asalnya arsip
berasal dari bahasa yunani “archivum ” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat
penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai
Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi
istilah “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa
Yunani “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti
warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut
alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu
dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih
media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam
media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan
file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip
elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan
file-file hasil alih media.
Sistem
arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem
arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain
sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
Manfaat Arsip Elektronik:
ü Cepat
ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
ü Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
ü Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama
dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
ü Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada
prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard
disk.
ü Mengarsip
secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang
sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
ü Berbagai
arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
ü Meningkatkan
keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
ü Mudah
dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia
penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan
akan sulit dilakukan lagi.
E.
Macam-macam
Arsip
1. Arsip
dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip
vital adalah
arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
3. Arsip
aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip
inaktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip
statis adalah
arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip
terjaga adalah
arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7. Arsip
umum adalah arsip yang tidak termasuk
dalam kategori arsip terjaga.
F.
Tujuan
Kearsipan
1. Supaya arsip terpelihara dengan
baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan
dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan
tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
G. Asas
Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1.
Asas
Sentralisasi
Asas
Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di
pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan
asas Sentralisasi:
ü Pengawasan akan lebih efektif dan
efisien.
ü Penghematan dalam biaya, alat maupun
sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
ü Jika dalam waktu bersamaan tiap unit
membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
ü Prosedur di pusat belum tentu sama
dengan yang ada di masing-masing unit.
2.
Asas
Desentralisasi
Asas
Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam
organisasi.
Keuntungan
asas Desentralisasi:
ü Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan
yang diinginkan.
ü Pengawasan arsip tiap-tiap unit
lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
ü Pimpinan unit sedikit kehilangan
waktu karena untuk menangani arsip.
ü Tidak dapat menghemat tenaga, alat
maupun sarana lain untuk menyimpan arsip
3.
Asas
Gabungan
Asas
Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
H. Fungsi
kearsipan
Menurut
Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1.
Sebagai
alat penyimpanan warkat.
2.
Sebagai
alat bantuan perpustakaan.
3.
Penyimpanan
warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan
yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4.
Kearsipan
berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan
perusahaan.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan Penelitian yang telah kami
lakukan dibeberapa tempat mengenai SISTEM PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL &
DIGITAL,Maka kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Sistem penyimpanan dilakukan dengan dua
cara,
1.
Penyimpanan secara Konvensional(Manual).
2.
Penyimpanan secara Digital(Eletronik)
Tujuan Kearsipan , Supaya arsip terpelihara dengan
baik, teratur dan aman, Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat, Menghilangkan
pemborosan waktu dan tenaga, Dan sebagainya.
B.
Saran
1.
Perlu adanya penambahan fasilitas
kearsipan sehingga pengelolaan penyimpanan arsip baik secara konvensional &
Digital dapat berjalan lebih baik.
2.
Untuk memperlancar sistem penyimpanan
arsip Konvensional dan Digital perlu adanya penambahan jumlah pegawai.
DAFTAR
PUSTAKA
Abubakar,
Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara Agung: Jakarta
Amsyah,
Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Barthos,
Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono,
Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama:
Jakarta
Marzuki,
2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo,
Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti.
2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung
Sugiarto,
Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media:
Yogyakarta
Supranto,
Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta: Jakarta
Sutarto.
1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press: Yogyakarta
Syamsi,
Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta
Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI: Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar