Jumat, 07 Juni 2013

KEARSIPAN



BAB I
PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Berdasarkan uraian diatas,Maka kami mengambil judul yaitu sebagai berikut: “PERBEDAAN ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL) & DIGITAL (ELETRONIS)”




B.   Rumusan Masalah
1.      Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta pemindahan dan pemusnahan arsip.
2.      Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual dan Digital.

C.    Tujuan Pembahasan
Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1.         Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan arsip secara Konvensional(Manual) & Digital(Eletronis).
2.         Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara Konvensional (Manual) & Digital(Eletronis).











BAB II
PEMBAHASAN

A.       Pengertian Arsip
Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).
B.       Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

C.       Arsip Konvesional (Manual)
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru,
Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
ü  Jumlah arsip selalu bertambah,
ü  Investasi media penyimpana
ü  Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.
ü  Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja.
ü  Kertas mudah rusak.
ü  Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
ü  Tidak tergantung pada hubungan listrik.
ü  SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
ü  Aman terhadap virus komputer

D.       Arsip  Digital (Elektronik)
Menurut  asalnya  arsip berasal   dari   bahasa   yunani archivum yang artinya  tempat untuk   menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota   (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani  “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:
ü  Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
ü  Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
ü  Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
ü  Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
ü  Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
ü  Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
ü  Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
ü  Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

E.     Macam-macam Arsip

1.      Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2.      Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3.      Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4.      Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5.      Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6.      Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7.      Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

F.     Tujuan Kearsipan
1.      Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2.      Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3.      Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4.      Penghematan tempat penyimpanan.
5.      Menjaga rahasia arsip.
6.      Menjaga kelestarian arsip.
7.      Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

G.    Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1.             Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
ü  Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
ü  Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:
ü  Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
ü  Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2.             Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
ü  Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
ü  Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:
ü   Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
ü   Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip
3.             Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

H.    Fungsi kearsipan
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1.         Sebagai alat penyimpanan warkat.
2.         Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3.         Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4.         Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.











BAB III
PENUTUP

A.      Kesimpulan
Berdasarkan Penelitian yang telah kami lakukan dibeberapa tempat mengenai SISTEM PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL & DIGITAL,Maka kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Sistem penyimpanan dilakukan dengan dua cara,
1.                  Penyimpanan secara Konvensional(Manual).
2.                  Penyimpanan secara Digital(Eletronik)
Tujuan Kearsipan , Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman, Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat, Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga, Dan sebagainya.

B.       Saran
1.                  Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan penyimpanan arsip baik secara konvensional & Digital dapat berjalan lebih baik.
2.                  Untuk memperlancar sistem penyimpanan arsip Konvensional dan Digital perlu adanya penambahan jumlah pegawai.





DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara    Agung: Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama: Jakarta
Marzuki, 2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media: Yogyakarta
Supranto, Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta: Jakarta
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press: Yogyakarta
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI: Jakarta

Tidak ada komentar:

Posting Komentar